Fehler beim Kauf von ERP-Software

Die häufigsten Fehler beim Kauf von ERP-Software und wie Sie sie vermeiden!

Der Kauf einer ERP-Software ist eine zentrale Entscheidung für Ihr Unternehmen. Falsch investiert, kostet es Zeit, Geld und Nerven. Hier sind die häufigsten Fehler und konkrete Gegenmaßnahmen.

1. Fehlende klare Anforderungen und Prioritäten

   Fehler: Ohne detaillierte Prozessanalyse wird eine Lösung gewählt, die nur grob passt.

   Lösung: Erstellen Sie eine Prioritätenliste mit Muss-, Soll- und Nice-to-have-Funktionen. Dokumentieren Sie Kernprozesse, Verantwortlichkeiten und gewünschte Kennzahlen.

   
   

2. Unrealistische Erwartungen an Standardisierung

   Fehler: Vollständige Standardprozesse ohne Anpassung, oder umgekehrt: zu viel Individualisierung.

   Lösung: Identifizieren Sie Prozesse, die wirklich standardisiert werden können, und begrenzen Sie Anpassungen auf das notwendige Maß. Planen Sie eine spätere, phasenweise Anpassung.

   
   

3. Unzureichende Stakeholder-Einbindung

   Fehler: IT allein trifft die Entscheidung, Fachbereiche bleiben außen vor.

   Lösung: Bilden Sie bereichsübergreifende Lenkungskreise. Gewinnen Sie Endnutzer frühzeitig durch Workshops, Prototypen und Tests.

   
   

4. Falsche oder unklare Gesamtkosten-Transparenz

   Fehler: Nur Anschaffungskosten betrachtet, versteckte Kosten ignoriert.

   Lösung: Kalkulieren Sie Total Cost of Ownership (TCO) über 5 Jahre: Lizenzgebühren, Implementierung, Datenmigration, Schulung, Wartung, Upgrade-Kosten und Betriebskosten.

   
   

5. Vernachlässigung der Datenmigration und Datenqualität

   Fehler: Schlechte bzw. fehlende Datenbereinigung vor dem Start.

   Lösung: Starten Sie frühzeitig mit einer Daten-Migrationsstrategie, definieren Sie Datenqualitätsziele, Reinigungsprozesse und Mapping-Regeln.

   
   

6. Mangelnde Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit

   Fehler: Lösung passt aktuell, nicht aber zu Wachstum oder neuen Anforderungen.

   Lösung: Prüfen Sie modulare, offene Architekturen, API-Verfügbarkeit, Upgrade-Flexibilität und Roadmaps des Anbieters.

   
   

7. Sicherheits- und Compliance-Lücken

   Fehler: Datenschutz, Rollen- und Berechtigungskonzepte erst nach dem Kick-off.

   Lösung: Integrieren Sie Security-by-Design: Rollen, Zugriffskontrollen, Audit-Fähigkeiten, Datensicherheit und Compliance-Anforderungen von Anfang an.

   
   

8. Unrealistische Zeitpläne und Ressourcen-Engpässe

   Fehler: Zu optimistische Implementierungszeit, unzureichende Budgetierung.

   Lösung: Realistische Phasenplanung mit Pufferzeiträumen, klare Meilensteine, regelmäßiges Risikomanagement und ausreichende Ressourcen sicherstellen.

   
   

9. Fehlende Change-Management-Strategie

   Fehler: Einführung als reines IT-Projekt, Mitarbeitende bleiben außen vor.

   Lösung: Planen Sie Schulungen, Kommunikationsstrategien, Change-Morel-Ziele und Supportstrukturen. Fördern Sie Adoption durch frühe Erfolgserlebnisse.

   
   

10. Unzureichende Anbieter- und Tool-Auswahl

    Fehler: Nur der günstigste oder bekannteste Anbieter wird gewählt.

    Lösung: Führen Sie eine strukturierte Auswahl durch: Marktanalysen, Referenzen, Proof-of-Concepts, Cloud- oder On-Premise-Überlegungen, Support- und Service-Modelle.

    
    

11. Keine klare Implementierungs- und Integrationsstrategie

    Fehler: Integration mit bestehenden Systemen wird übersehen.

    Lösung: Erstellen Sie ein Integrationskonzept (Middleware, APIs, Dateiformate) und testen Sie Schnittstellen frühzeitig im Pilotbetrieb.

    
    

12. Mangelnde Messbarkeit des Erfolgs

    Fehler: Kein Benefit-Tracking oder klare KPIs.

    Lösung: Definieren Sie KPI-Frames vor Start (Durchlaufzeiten, Kosten pro Transaktion, Fehlerquoten, Mitarbeiterzufriedenheit) und messen Sie regelmäßig.

Praxisnahe Tipps

• Beginnen Sie mit einem Pilotmodul in einem funktionsrelevanten Bereich.

• Beziehen Sie IT- und Fachabteilungen früh in die Anforderungen ein.

• Nutzen Sie Referenzkunden, Demo-Umgebungen und PoCs ( Ein Software Proof of Concept (PoC) sorgt schnell für Klarheit. Um Softwarekonzepte in ihrer Funktionalität zu testen, können Unternehmen eine Machbarkeitsstudie durchführen.)

• Planen Sie Change-Management-Aktivitäten parallel zur technischen Implementierung.

• Wählen Sie eine langfristige Partnerschaft statt eines reinen Lizenzkaufs.

Fazit

Ein ERP-Kauf mit klaren Anforderungen, gutes Stakeholder-Management und eine ganzheitliche Betrachtung des Unternehmens!